Politique de confidentialité de la SODEP

1. Engagement

 

La protection de votre vie privée est une priorité pour la SODEP. La présente Politique vise à vous informer des balises établies pour protéger les renseignements personnels que vous confiez à notre organisation, par le biais du Web ou de nos plateformes, le tout en conformité avec les règles et lois sur la protection de la vie privée qui s’appliquent à la SODEP.

La SODEP est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.Q., 1993, c. P-39.1.

 

2. Principes généraux

 

Dans le cadre de nos activités, la SODEP peut recueillir des renseignements personnels que vous nous fournissez afin de les utiliser pour les finalités décrites ci-dessous. La présente Politique détaille de quelles manières la SODEP :

• Recueille les renseignements personnels ;   
• Utilise ces mêmes renseignements ;   
• Communique ces renseignements à des tiers, suivant votre consentement à cet effet lorsque nécessaire.

Le personnel de la SODEP est responsable de l’application de la Politique de confidentialité des données et des pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

 

3. Définition de la notion de renseignements personnels

 

Les renseignements personnels sont définis comme « tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier ».

 

4. Consentement

 

Votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels doit être donné de manière explicite. Il sera valide pour les fins mentionnées à la présente Politique ainsi que pour les fins spécifiques mentionnées lors du consentement, le cas échéant. Le consentement sera valide pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs précisés au consentement ou pour les objectifs précisés à la section 7 de la présente Politique pourra être retiré en tout temps comme il est indiqué à la section 12 de la présente Politique.

 

5. Informations échangées automatiquement avec le serveur

 

Dès votre accès au site sodep.qc.ca comme pour tout autre site Internet, un échange d’informations s’effectue automatiquement entre votre ordinateur et le serveur de notre site, en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation sur le Web. L’information suivante, qui ne vous identifie pas personnellement, est alors échangée :

• le nom de domaine Internet et l’adresse IP avec laquelle vous accédez à notre site ;
• le type de navigateur et de système d’exploitation employés pour accéder à notre site ;
• la date et l’heure auxquelles vous accédez à notre site ;
• les pages que vous visitez ;
• si vous atteignez notre site à partir d’un autre site, l’adresse de ce site (site de référencement).

Cet échange d’informations est nécessaire pour que le serveur vous transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez. La SODEP conserve par ailleurs l’information requise pour comptabiliser le nombre de visiteurs·ses, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par la clientèle du site et les sites de référencement.

 

6. Renseignements personnels recueillis

 

Les renseignements personnels que la SODEP pourrait recueillir, à la suite de votre consentement et selon les circonstances, sont les suivants :

• Renseignements nominatifs (nom, prénom, numéros de téléphone, adresses postales et courriel) ;
• Date de naissance et sexe ;
• Information sur une carte de crédit, un mandat ou un chèque ;
• Date d’inscription à titre d’usager·ère de notre site Web.

   

7. Collecte des renseignements personnels

 

La collecte de renseignements personnels par la SODEP s’effectue lorsque vous utilisez nos services et que vous communiquez volontairement vos renseignements personnels. Par exemple en :

• Vous inscrivant ou en participant à un événement ou à une activité ;
• Utilisant nos services, au bureau ou en ligne ;
• Envoyant une question ou un commentaire par tous moyens de communication ;
• Vous abonnant aux communications électroniques, telle l’infolettre ;
• Achetant un article ;
• Devenant membre éditeur·rice ;
• Achetant ou en renouvelant votre abonnement à une revue qui bénéficie du service de gestion d’abonnement, sur le site Web de la SODEP. Pour connaitre la liste des revues qui bénéficient du service de Gestion d’abonnement, contactez info@sodep.qc.ca.  

 

La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires aux fins précisées dans la présente Politique. Lorsque nous recueillerons vos renseignements, vous aurez l’occasion de refuser qu’ils soient conservés pour une utilisation ultérieure par la SODEP.

   

8. Finalités de la collecte

 

Les renseignements personnels que vous communiquerez serviront exclusivement aux fins suivantes :  

• Permettre de vous identifier et vous authentifier dans le système informatique de la SODEP afin de faciliter les transactions ;
• Permettre à la SODEP de vous fournir un service adapté à vos besoins ;
• Communiquer avec vous périodiquement par écrit, de vive voix ou par voie électronique afin de vous tenir informé·e des activités de la SODEP ;
• Permettre à la SODEP de tenir des statistiques sur la clientèle ;
• Permettre à la SODEP de gérer les ventes et les abonnements des membres bénéficiant du service de gestion, et ce, en conformité avec les lois fiscales ;
• Permettre à la SODEP d’effectuer le suivi nécessaire à l’achat, à l’abonnement ou au renouvellement de votre abonnement à une revue.

 

9. Politique et sécurité des transactions

 

Vos transactions en ligne sont sécurisées sur le site de la SODEP. Les renseignements vous concernant, ainsi que ceux concernant votre carte de crédit, ont fait l'objet d'un chiffrement garantissant la confidentialité des renseignements qui y sont contenus. En conséquence, ce message ne peut être altéré ou décodé par un intermédiaire. La SODEP rencontre les normes de transmission sécurisée SSL, ainsi votre transaction sera toujours acheminée de façon sécuritaire. Par conséquent, la SODEP ne conserve aucune donnée informatique d’aucune transaction concernant l'information de crédit.

 

10. Paiement

 

Le paiement en ligne s'effectue par carte de crédit ou par chèque. Pour payer par mandat poste, vous devrez communiquer avec la SODEP par courriel ou par téléphone en mentionnant quel(s) produit(s) vous souhaitez vous procurer.

Pour les transactions par chèque, veuillez compléter votre commande et transmettez ensuite votre paiement à l’ordre de :  

SODEP
7420 rue St-Hubert,
Montréal, QC.
H2R 2N3

Pour les transactions par téléphone, veuillez nous appeler au 514-397-8670. 

11. Prix

 

La SODEP est un OBNL incorporé au Canada. Tous les prix indiqués sur le site Internet sont exprimés en dollars canadiens. Les taxes fédérales et provinciales sont calculées, en fonction des articles inclus dans le panier d’achat, avant de procéder au paiement.

 

12. Utilisation, conservation et divulgation

 

a) Utilisation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne seront utilisés que pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis dans la présente Politique. À cet effet, nous les conservons de manière confidentielle aussi longtemps que nécessaire.

La SODEP assure la protection de vos renseignements personnels en tout temps, par des mesures de sécurité appropriées, qu’elles soient matérielles, organisationnelles ou technologiques. Aussi, la SODEP s’assure de limiter l’accès aux renseignements personnels au personnel, selon les niveaux précisés à la section 13.

   

b) Conservation des renseignements personnels

Votre dossier sera conservé de manière numérique sur les serveurs informatiques de la SODEP.

 

c) Divulgation des renseignements personnels

La SODEP pourra divulguer vos renseignements personnels à des tiers dans les cas suivants :

• Auprès des préposé·es, mandataires et agent·es de la SODEP, des éditeur·rices membres de la SODEP, des prestataires de services qui, en vertu d’un contrat de services ou d’entreprise, assistent la SODEP dans ses activités aux seules fins prévues par la loi ;
• Sauf si vous refusez que ces informations soient communiquées, la SODEP pourra transmettre vos informations nominatives (nom, prénom, numéros de téléphone, adresse postale et courriel) pour des fins de prospection commerciale ou philanthropique, laquelle sera en lien avec les finalités précisées à la section 7 de la présente Politique ;
• Dans tous les cas où, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la communication d’un renseignement personnel est possible sans autorisation préalable.

La SODEP s’assure, au meilleur de ses capacités, que ces tierces parties respectent les règles et engagements de la présente Politique en prenant les mesures nécessaires.

 

13. Accessibilité par le personnel

 

La SODEP prend des mesures afin de garantir la plus grande protection de vos renseignements personnels. À cet effet, trois niveaux de sécurité ont été élaborés :

• Niveau très élevé : catégorie ayant accès à tous vos renseignements personnels ;
• Niveau élevé : catégorie ayant accès à certains de vos renseignements personnels ;
• Niveau de base : catégorie ayant accès à un minimum de renseignements personnels.

 

14. Témoins Web et analyse d’audience

 

Certaines pages du site Web de la SODEP requièrent l'envoi de témoins de connexion (cookies) afin d’aider les utilisateur·rices du site à naviguer plus rapidement et leur proposer le contenu qui les intéresse le plus. Aucun renseignement personnel n'est conservé dans les témoins. L’emploi des témoins se veut une pratique courante et plusieurs navigateurs reconnus sont initialement configurés pour les accepter. Vous pouvez cependant configurer votre navigateur afin de refuser ou désactiver les témoins. Dans ces cas, certaines fonctions de notre site Web ne seront plus accessibles.

Les informations de navigation peuvent être partagées avec des tiers autorisés avec lesquels la SODEP collabore, tels que des partenaires. Les informations de navigation ne contiennent aucune donnée personnelle. La SODEP s’assure, au meilleur de ses capacités, que les tiers autorisés prennent les mesures nécessaires afin de respecter la confidentialité de vos données. Les tiers autorisés comprennent notamment des services d’analyse d’audience, tels Google Analytics. Le site Web de la SODEP peut proposer des hyperliens vers d’autres sites Web. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente Politique de confidentialité.

 

15. Exactitude

 

La SODEP prend des mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude des renseignements personnels au moment de les utiliser ou de les communiquer. Nous vous remercions de contribuer à cette exactitude en communiquant avec nous tout changement devant être apporté à vos renseignements personnels ou toute erreur pouvant s’y trouver.

Pour toute question sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec la Responsable des abonnements et du service aux membres (voir la section Nous joindre).

 

16. Droit d’accès, de rectification et de retrait du consentement

 

a) Droit d’accès à vos renseignements personnels

La SODEP vous permet, sous réserve des conditions et exemptions prévues à la loi, d’avoir accès aux renseignements personnels que la SODEP détient sur vous. Sur demande, la SODEP vous informera des renseignements personnels détenus, de l’usage qui en est fait, incluant la divulgation à des tiers, puis vous permettra de les consulter.

 

b) Droit de rectification ou de suppression des renseignements personnels

Il vous sera bien sûr possible de rectifier les renseignements personnels que la SODEP a recueillis lorsque ces renseignements sont inexacts, incomplets, équivoques, périmés ou non justifiés par les objectifs décrits à la section 7 de la présente Politique. Il vous sera également possible de faire supprimer tout renseignement confidentiel recueilli de manière non conforme à la loi.

 

c) Droit de retrait du consentement

Toute demande d’accès, de rectification ou de suppression devra être réalisée par écrit et accompagnée d’une preuve d’identité. Pour ce faire, veuillez communiquer avec la Responsable du service aux abonnements et du service aux membres (voir la section Nous joindre). À la réception de la demande, la SODEP y donnera suite, au plus tard dans les trente (30) jours ouvrables.

 

17. Plainte

 

Pour toute demande ou plainte relative à la mise en œuvre de la présente Politique, veuillez communiquer avec la Responsable du service aux abonnements et du service aux membres (voir la section Nous joindre).

 

18. Nous joindre

 

Pour toute question ou commentaire concernant la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, notre Politique de confidentialité des données, ou pour exercer l’un ou l’autre de vos droits, n’hésitez pas à communiquer avec nous :

Par courriel :
info@sodep.qc.ca

Par courrier :
SODEP
7420, rue St-Hubert
Montréal (Québec)
H2R 2N3

Par téléphone :
514-397-8669

 

19. Déclaration

 

Suite à la lecture de la présente Politique de confidentialité des données et à la confirmation qu’elle y adhère, toute personne visée par la cueillette d’informations confidentielles la concernant déclare comprendre qu’il lui a été permis de refuser que la SODEP recueille des informations confidentielles la concernant et confirme également :

• Qu’elle accepte que la SODEP recueille des informations confidentielles la concernant pour atteindre les objectifs décrits à la section 7 de la présente Politique ;
• Qu’elle accepte que la SODEP partage les informations confidentielles recueillies afin d’atteindre les objectifs communs décrits à la section 7 de la présente Politique ;
• Qu’elle accepte que des renseignements nominatifs la concernant (nom, prénom, numéros de téléphone, adresses postales et courriel) soient transmis à des tiers, partenaires de la SODEP, pour des fins de prospection commerciale ou philanthropique, laquelle prospection sera en lien avec les objectifs précisés à la section 7 de la présente Politique et que son choix d’y adhérer présente une occasion valable de refuser que ses informations nominatives soient utilisées par des tiers pour les fins susmentionnées ;
• Qu’elle comprend que le présent consentement est révocable.